L’introduzione dello Smart Working in azienda, oltre ad essere fonte di vantaggi per l’organizzazione e i lavoratori è anche consapevolezza del cambiamento che abbraccia diversi ambiti aziendali, come la cultura del personale e la disposizione degli uffici. In questo articolo scoprirai le caratteristiche degli uffici Smart Working e in che cosa si differenziano rispetto agli uffici tradizionali.
Lo Smart Working, nasce in Olanda negli anni ’90 con Erik Veldhoen, egli lo definisce come una metodologia che implementa responsabilità e flessibilità permettendoci di rimanere connessi agli altri colleghi senza rinunciare alla nostra libertà. Gli smart worker sono dunque liberi di scegliere se lavorare da casa, o recarsi in ufficio in tarda mattinata, quando il traffico è diminuito. Anche gli spazi aziendali vedono modificare la propria destinazione d’uso. Ampi spazi luminosi, postazioni dove poter lavorare soli o in gruppo, prendono il posto di postazioni fisse, lunghi corridoi, luci artificiali e piccole stanze dove lavorare in solitudine. Parliamo di cambiamenti e allestimenti estetici, ergonomici e funzionali. Spesso una delle motivazioni che porta a rimandare tali implementazioni è legata al dispendio economico. In realtà molte delle ristrutturazioni non sono particolarmente onerose, basta ad esempio sostituire luci a neon con luci naturali e colori parete per incrementare benessere e concentrazione.
Gli uffici Smart Working – Gli spazi modulari
Esigenze professionali e spazi di lavoro sono aspetti particolarmente connessi, attività individuali spesso richiedono spazi differenti rispetto ad attività di gruppo. Il concetto di Smart Working applicato ad ambienti di lavoro si traduce nella disposizione modulare degli spazi che permette di adeguarsi in maniera flessibile alle esigenze lavorative ed organizzative. Gli uffici Smart Working sono caratterizzati dalla presenza di poche stanze individuali e sempre più spazi aperti. In seguito alla digitalizzazione, infatti, si crea maggior spazio in quanto vengono meno scaffali e archivi dove depositare documenti cartacei. Pensiamo al lavoratore che svolge parte della sua attività da casa e che passa in ufficio solo per visionare una serie di documenti e apporre delle firme, avrà bisogno più che di postazioni comode di postazioni funzionali, si appoggerà ad una scrivania ad altezza uomo e non necessiterà di alcuna seduta, ma la stessa scrivania, potrà anche abbassarsi e allungarsi per ospitare un team di collaboratori che lavoreranno allo stesso progetto per diverse ore e che all’efficienza preferiscono la comodità di uno spazio ampio e accogliente dove sedersi e poter collaborare. Oppure la presenza di poltrone con schienali molto alti permettono di dividere gli spazi creando barriere acustiche.
Gli uffici Smart Working – Necessità e postazioni
La realizzazione di uffici Smart Working dipende molto dalle necessità e dagli obiettivi dei singoli lavoratori. Di seguito le 5 maggiori esigenze dei lavoratori in azienda e le tipologie di postazioni ad esse connesse!
- Concentrazione: per favorire maggior concentrazione è possibile usufruire di stanze piccole che permettono di isolarsi dai rumori esterni dove è possibile portare a termine urgenze o obiettivi importanti senza i rumori degli open space.
- Teamwork: in questo caso è possibile usufruire di spazi comuni come ampi tavoli dove poter collaborare spesso serviti di diverse prese per la corrente dove caricare smartphone, laptop o pc. In questo modo sarà molto più semplice utilizzare app e sotware, piattaforme cloud per la condivisione di documenti e la collaborazione a distanza con colleghi che lavorano in smart working.
- Chiacchiere e relax: ambienti lounge con divanetti e zone relax sono a disposizione per leggere e chiacchierare con colleghi in momenti di svago.
- Brainstorming: se invece hai bisogno di confrontarti per dar vita all’idea dell’anno potrai usufruire di sale riunioni e spazi dedicati dove esporre presentazioni, organizzare meeting e confronti.
- Call skype: in caso di call urgenti e confronti via skype in spazi aperti sono presenti cabine dove poter effettuare chiamate e videochiamate in tranquillità senza recare disturbo ai colleghi.
Gli uffici Smart Working – Regole di comportamento
La ristrutturazione radicale degli ambienti e la creazione di Uffici Smart Working comporta anche nuove regole di comportamento e modifiche nella cultura aziendale.
- Ufficio personalizzato: non ci sono più spazi fissi e personalizzati, non è consentito appropriarsi di determinate postazioni, si a per abitudine sia per comodità, gli spazi devono poter essere accessibili a tutti.
- Occupare postazioni: non si possono occupare scrivanie, se hai in programma di lasciare la postazione per più di due ore è indispensabile lasciare il posto libero. Quanto è fastidioso aver urgentemente bisogno di uno spazio di lavoro e trovare sedie vuote occupate da borse e pc?
- Silenzio: Affinché produttività e concentrazione siano davvero garantite è necessario rispettare il silenzio dove richiesto. Se ad esempio riceviamo una telefonata è buona norma spostarci in un’area apposita per poter parlare liberamente e senza disturbare i colleghi.
