Time management e stress: come gestire i nostri obiettivi?

Come eliminare le tensioni dettate da Time Management e Stress? Spesso si tratta solo di una questione di metodo: basta trovare quello vincente per volare lontano. Come, la corretta definizione e gestione degli obiettivi ci può aiutare a gestire situazioni stressanti, e quali metodi possono aiutarci, è quello che vedremo nelle prossime righe. 

Time management e stress – Definizioni e cause

“Questo lavoro mi stressa!”, “Sei uno stress!”, “Che stress questo traffico!” e così via.. Quante volte diciamo di essere stressati o ci capita di vedere altri colleghi in condizioni di stress. Ma, che cos’è lo stress? Da che cosa ha origine? Molte sono le sue definizioni così come molti sono i ricercatori che lo hanno analizzato. La definizione comunemente accettata è quella di Richard S. Lazarus. Egli identifica lo stress come una condizione o sensazione vissuta quando percepiamo che “le richieste superano le risorse personali e sociali che l’individuo è in grado di mobilitare”.

Ci sono molte forme di stress. Le principali 4 categorie sono:

1. Stress anticipatorio: correlato ad avvenimenti futuri. Spesso percepiamo questo tipo di stress quando, a fronte di un evento il cui esito positivo è fondamentale, tendiamo a pensare che andrà tutto storto. Ricordiamo ad esempio i nostri pensieri prima di una presentazione.
2. Stress situazionale: lo percepiamo quando siamo in situazioni che ci spaventano e di cui non abbiamo il controllo. Questo può essere il caso di situazioni conflittuali o legate alla perdita di credibilità come ad esempio commettere un grave errore difronte alla propria squadra.
3. Stress da incontro: questo si può verificare nel momento in cui si ha a che fare con persone di cui non possiamo prevedere le attività o risposte. Ad esempio il colloquio con il nostro capo o il nostro superiore.
4. Stress legato al tempo: dovuto alla mancanza di tempo o alla sua rincorsa. Questo tipo di stress è tale quando avvertiamo di non avere abbastanza tempo rispetto a tutte le attività da svolgere o non riusciamo a raggiungere i nostri obiettivi.

Time management e stress – Identifichiamo gli obiettivi

Una volta identificato lo stress, per gestirlo al meglio è bene suddividere le nostre attività in obiettivi. Per ridurre Time management e stress questo passaggio è fondamentale; ci permetterà di avere non solo una visione chiara delle nostre attività e potenzialità ma anche maggior autostima perché potremo riconoscere le tappe raggiunte.
Definire tempo e obiettivi offre la possibilità di sviluppare una prospettiva in merito ad attività e decisioni. Porsi come obiettivo fare carriera non è sufficiente, è necessario stabilire l’arco temporale per cui si prevede di farlo (ad esempio in 5 anni) una volta individuato, creare un piano a ritroso, suddividere i 5 anni, prima in singoli anni, poi in mesi e settimane facendo lo stesso anche con le attività, scorporando l’obiettivo principale in singole tappe. Tuttavia, per eliminare ogni fonte di stress non basta prefissarsi un obiettivo e gestirlo nel tempo. Come ben sappiamo, non sempre tutti gli obiettivi sono raggiungibili, e non c’è cosa più frustrante che il loro mancato ottenimento. Vediamo come fare per trasformare ogni obiettivo in realtà.

Time management e stress – Il Metodo Smart

E se non sappiamo quale obiettivo scegliere? Avete già sentito parlare del Metodo Smart? E’ un modo intelligente, come il significato letterale conferma, per definire i propri propositi. George T.Doran nel 1981 in “C’è un modo SMART per scrivere obiettivi e obiettivi della gestione”,  ha affermato che l’obiettivo dovrebbe essere:

S: Specific, (specifico, semplice, sensibile, significativo)
M: Measurable, (misurabile,significativo)
A: Achievable (concordato, raggiungibile)
R: Relevant (ragionevole, realistico)
T: Time bound (definito in un determinato arco temporale)

• Obiettivi Specifici: per partire avvantaggiati è meglio avere bene in mente l’obiettivo che vogliamo raggiungere. Per farlo possiamo rispondere alle 5 domande: Che cosa voglio realizzare? Perché? Chi coinvolge questo obiettivo? Dove si trova? Quali limiti o risorse sono coinvolte? Immaginate di essere a capo di una grande azienda e di aver deciso di introdurre lo Smart Working nella vostra organizzazione. In questo caso inserire lo Smart Working (obiettivo) può incrementare il benessere dei dipendenti (a chi si rivolge) e la produttività (perché implementarlo) anche se per farlo sarà necessario far fronte alle resistenze di alcuni oppositori (limiti) e introdurre cambiamenti strutturali degli uffici (dove).
• Obiettivi Misurabili: misurare gli obiettivi ci permette di monitorare progressi o regressi, aiutandoci a capire se stiamo agendo nella giusta direzione o meno. Tornando sempre a capo ella nostra azienda, in questa seconda fase, stiamo predisponendo il piano d’azione riguardo all’introduzione dello Smart Working. Ad esempio, potremmo misurare il tempo o le azioni svolte in un determinato arco temporale. Quanto tempo stiamo investendo per la formazione dei dipendenti al fine di poter introdurre lo Smart Working in azienda? Quante risorse è bene formare? Quante ne abbiamo già formate e in quanto tempo?
• Obiettivi Realizzabili, poniamoci obiettivi realistici e raggiungibili. Introdurre lo Smart Working in azienda richiede la rivisitazione, con conseguente implementazione, di spazi aziendali, saranno necessarie tempistiche a lungo raggio per questo prevedere risoluzioni strutturali nel breve termine potrebbe risultare irrealistico.
• Obiettivi Rilevanti, l’obiettivo che abbiamo deciso di prefissarci deve essere pertinente. Per capire quanto possa essere rilevante un obiettivo proviamo a rispondere alle seguenti domande. Questo è il momento giusto? E’ veramente quello di cui la nostra azienda ha bisogno? E’ applicabile nell’attuale contesto economico?
• Time bound, suddividiamo il cammino verso il nostro obiettivo in sotto-obiettivi e scadenze. In questo caso potremmo rispondere alle domande: Per introdurre lo Smart Working che cosa posso fare tra 6 mesi, che cosa posso fare tra sei settimane? Che cosa posso fare oggi? Quanto tempo ci vorrà per formare tutti i dipendenti e introdurre nuovi strumenti digitali? In che modo potrò acquisirli? Quali investimenti dovrò fare?

E voi avete già adottato il metodo SMART per identificare e raggiungere i vostri obiettivi? Raccontateci come vi siete trovati nei commenti qui sotto!