Il nuovo anno porta spesso con sé nuove sfide e nuovi progetti da realizzare. Non sempre però riusciamo a gestire al meglio il nostro tempo e questo può comportare ritardi e progetti incompleti. Time management e app: scopri nel nostro articolo 5 modi per gestire al meglio il tuo tempo e quali applicazioni possono semplificarti la pianificazione di nuovi progetti!
Time Management e app: come semplificare la pianificazione
Soprattutto sul posto di lavoro spesso le attività sono frenetiche, ma la fretta, si sa, è cattiva consigliera. Come fare, allora, se il tempo stringe ma gli obiettivi incalzano? La matrice di Eisenhower è un valido strumento che ci aiuta a distinguere le attività urgenti da quelle importanti; ma è altrettanto rilevante avere un proprio metodo di pianificazione e capire quali supporti tecnologici possono esserci di aiuto. Ecco di seguito una mini guida contenente 5 metodi di pianificazione e relative applicazioni.
Time management e app – metodo 1: Lista della spesa
La modalità Lista della spesa è il classico elenco “To Do”, lo realizziamo quando suddividiamo attività per ordine di urgenza e scadenza. Se da un lato, si tratta di un ottimo sistema per ricordarsi che cosa fare e quando, dall’altro rischia di essere poco utile soprattutto quando bisogna tener conto di progetti complessi, costituiti da attività collegate tra loro e con scadenze a lungo termine.
1- Lista della spesa – applicazioni gratuite per questo metodo
- Begin (iOS). Si compone di tre liste: ieri, oggi e domani ed è progettata per la pianificazione di attività a breve termine.
- ColorNote’s Notepad Notes (Android). Permette di suddividere le attività in modo veloce e semplice. Puoi spostare ogni task, associarlo ad un colore specifico in base alla priorità e, una volta eseguito, eliminarlo velocemente.
Time management e app – metodo 2: Detto Fatto
Questo secondo metodo, divenuto popolare in seguito al libro “Getting Things Done” di David Allen, permette, grazie al supporto di specifiche applicazioni, di gestire non solo le attività principali, ma anche le sotto-categorie di ogni singola attività. Questo permette di tener traccia di progetti complessi e dettagliati.
2 – Detto Fatto – applicazioni gratuite per questo metodo
- DropTask (Windows, Mac, iPhone, iPad, Android). Si tratta di un’applicazione che offre la possibilità di creare un nuovo progetto inserendo al suo interno le singole attività. Nel formato visuale originale la rappresentazione grafica è costituita da un cerchio al cui interno si inseriscono le attività principali; sotto queste si annidano altri cerchi che rappresentano le sotto-attività. Potrai assegnare ogni attività a una persona definendone priorità e urgenza.
- Wunderlist (Android, iOS, Windows, Web, Mac). Si tratta di un’applicazione molto curata a livello grafico. Semplice e intuitiva. Dopo aver selezionato una lista puoi scrivere le attività aggiungendo sotto-attività, note, allegati e commenti. Il tutto può poi essere condiviso con gli altri colleghi del team.
Time management e app – metodo 3: Editor di testo
Questa metodo è molto simile al modello lista della spesa, ci permette di segnare tutte le attività su un semplice foglio bianco, che per molti risulta meno defocalizzante dell’interfaccia grafica. In questo caso, usare un editor di testo può rendere il processo molto semplice e intuitivo, ma, di contro, può essere noioso e richiedere un’accurata organizzazione.
3 – Editor di Testo – applicazioni gratuite per questo metodo
- Toodledo (Android, iOS, Web). Questa applicazione permette di schematizzare le tue attività creando una lista per punti e livelli simile a quella che faremmo su un editor di testo. Puoi usufruire della visualizzazione di note e tabelle per tenere traccia di annotazioni e spese.
- OneNote (iOS, Android, Web, Mac, Windows). Questa applicazione, semplice e versatile, permette di creare note e organizzarle in schede diverse attribuendo loro tag. Una volta eseguite potrai spuntarle.
- WorkFlowy (web). Questa applicazione permette di creare delle check list che potrai duplicare e condividere con i colleghi.
Time management e app – metodo 4: Kanban
Questo metodo può rappresentare un valido supporto per l’organizzazione delle attività di gruppo e per definire lo stato dei lavori. Di seguito puoi trovare la lista delle applicazioni gratuite; se però preferisci utilizzare la versione cartacea sono sufficienti una lavagna o un foglio di carta abbastanza grande, un pennarello e dei post-it. Dividi la lavagna in tre parti: attività da fare, attività che stai facendo e attività concluse, e sposta poi i post-it a seconda della fase in cui ti trovi. Puoi così tracciare le attività e tener nota delle diverse persone a cui spettano determinate mansioni. È un ottimo metodo per una costante rappresentazione visiva dell’evoluzione delle attività; allo stesso tempo però rende più complicata la rappresentazione di progetti complessi caratterizzati da attività integrate.
4 – Kanban – applicazioni gratuite per questo metodo
- Habitica (Android). Questa applicazione è un gioco! Habitica, in forma di video-game, aiuta a migliorare non solo le attività lavorative ma anche le abitudini di vita trasformando le attività (abitudini, attività, routine) in mostri da combattere. Quanto più sarai un bravo combattente, tanto più velocemente progredirai nel gioco. E’ possibile anche suddividere i progetti per categoria e competere con amici.
- KanbanFlow (Web). Questa applicazione permette di visualizzare, oltre che le attività, anche, le note e le sotto attività. Puoi personalizzare le colonne e mostrare o nascondere le informazioni in modo dinamico. Grazie alla funzione timer un sistema automatico, che ti ricorderà quando fare una pausa, misurerà le prestazioni in ogni attività. Accedendo a report e grafici potrai controllare il tasso di produttività.
Time management e app – metodo 5: Il foglio di calcolo
Se ami la semplicità schematica, Excel o programmi similari possono trasformarsi in potenti strumenti per creare e gestire la tua To Do List. Come? Crea un foglio per ogni progetto. Puoi, ad esempio, usare un foglio per le attività lavorative ed uno per quelle personali. Puoi colorare le celle come più preferisci ed aggiungere tutti i dettagli che ti servono aumentando il numero di colonne.
Time management e app: gestire progetti non sempre deve essere complicato!
