Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, eppure spesso non lo usiamo al meglio. Il motivo? Diamo priorità alle cose sbagliate e non riusciamo a capire cosa sia davvero importante. Oggi ti invitiamo a provare una delle tecniche di time management più famose, molto utile per risolvere questo problema: la Matrice di Eisenhower.
“Fatto, fatto, fatto e… fatto”. È quello che senti pronunciare dal tuo collega mentre ti accorgi che sono le 17.30 e ancora non hai portato a termine il primo dei cinque task che avevi programmato in mattinata. Per non parlare di quelli che ti aspettano a casa. Eppure questa volta ce l’hai messa tutta: post it, sveglie, straordinari… Dove avrai sbagliato?
Spesso prepariamo un lungo e ordinato elenco di “to do”, ma quando è ora di agire non sappiamo da dove cominciare. E per provare a recuperare il tempo perso, ci lanciamo in un improbabile multitasking e iniziamo a fare più cose insieme, con il risultato di non riuscire a concluderne nessuna.
Il segreto per interrompere questo circolo vizioso è racchiuso nell’uso di valide tecniche di time management, che ci permettano di capire quali azioni compiere subito e quali invece possono aspettare. Con conseguente diminuzione dello stress e aumento della produttività personale.
Oggi ti invitiamo a provare con noi una di queste tecniche: la Matrice di Eisenhower.
Tecniche di time management: la Matrice di Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è una tra le tecniche di time management più diffuse. Alla base di questo metodo, c’è il principio espresso dal generale ed ex-presidente statunitense Dwight David Eisenhower: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.
Ma cosa si intende esattamente con “urgente” e “importante”?
- Le azioni o i progetti urgenti sono quelli per cui oggettivamente non c’è più tempo, che dobbiamo portare a termine immediatamente o che magari avremmo già dovuto concludere.
- Le azioni o i progetti importanti non sono invece legati alla variabile tempo, ma la loro importanza è soggettiva e cambia per ognuno di noi: si tratta di attività a medio-lungo termine che possono migliorare la nostra qualità di vita e sono direttamente collegate a principi, valori, prospettive future.
Il problema è che spesso confondiamo urgenza con importanza e da questa confusione nasce una cattiva gestione del tempo, destinata a fallire proprio perché non è in grado di stabilire le giuste priorità.
Le tecniche di time management ci aiutano a risolvere questo problema. Incrociando le due variabili urgenza e importanza, ad esempio, la Matrice di Eisenhower ci propone uno schema diviso in quattro quadranti, da cui possiamo capire l’ordine gerarchico tra i nostri “to do” e imparare ad agire di conseguenza.
Nella figura seguente puoi osservare la Matrice di Eisenhower:
Passiamo subito alla pratica. Prova a compilare questo schema con i tuoi task professionali e personali del giorno o della settimana, seguendo le istruzioni seguenti:
1° Quadrante: Attività urgenti e importanti. In questa sezione segna i task che devi compiere il prima possibile e per forza in prima persona. Sono attività critiche per la tua vita professionale o personale, e se non le porti a termine subirai delle conseguenze negative. Ad esempio, progetti di lavoro in scadenza, una mail che richiede risposta immediata, i bambini da andare a prendere a scuola.
Cosa devi fare con i task del quadrante 1? Agisci subito. Più tempo dedicherai a questo quadrante, maggiore sarà il tuo stress.
2° quadrante: Attività importanti e non urgenti. Qui devi inserire tutti i task a cui tieni davvero, che possono fare la differenza nella tua vita, ma che non hai fretta di finire. Ad esempio, corsi di formazione, nuove opportunità di business, progetti personali da realizzare a medio-lungo termine. Maggiore sarà il tempo che dedicherai alle azioni presenti in questo quadrante e maggiore sarà la tua qualità di vita.
L’azione associata a questo quadrante è: Pianifica. Se riesci a pianificare al meglio queste attività, eviterai il più possibile che vadano a finire nel Quadrante 1, tra i to do urgenti da realizzare e che provocano stress.
3° quadrante. Attività urgenti e non importanti. Scrivi qui le attività che ti sono richieste dall’esterno, che interessano altre persone e non concorrono al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Ad esempio, appuntamenti superflui, oppure telefonate o email improvvise, a cui ti verrebbe da rispondere subito interrompendo ciò che stai facendo, ma che in realtà possono aspettare. L’azione da compiere rispetto ai task di questo quadrante è: Delega. Più tempo si dedica alle attività presenti in questa parte della matrice di Eisenhower, maggiore sarà la probabilità di star lavorando per risolvere compiti altrui.
4° quadrante. Attività non urgenti e non importanti. Devi scrivere in questo quadrante tutte le attività che in realtà possono essere rimandate o evitate del tutto. Ad esempio, leggere email poco utili, controllare in continuazione i social network o perdere troppo tempo navigando nel web senza meta. Se impieghi molto del tuo tempo per compiere le attività segnate in questo settore, rischi di distrarti troppo, di non essere centrato sull’obiettivo e di disperdere, oltre al tempo, anche energie preziose. L’azione associata a questo quadrante è quindi: Rimanda o addirittura Non farlo per nulla.
Ora tocca a te. Dopo aver scritto sulla Matrice di Eisenhower il tuo elenco di to do, suddividendolo in base alla priorità dei compiti, prova a mettere in pratica i comportamenti che ti abbiamo spiegato in questo post.
Due consigli:
- Tenta di non inserire più di 8 task per volta in ogni quadrante. Prima di aggiungere un ulteriore task, completa ed elimina dal quadrante il to do principale.
- Tenta di trascorrere la maggior parte del tuo tempo nei quadranti superiori della matrice: liberati il prima possibile dai task del Qaudrante 1 e dedicati il più possibile al Quadrante 2. Questo gioverà sicuramente alla tua qualità di vita, sia personale sia professionale.
Torni a raccontarci come è andata nei commenti? Non vediamo l’ora di sapere quante voci hai depennato dalla tua to do list!
Fonte immagine Matrice di Eisenhower: DevelopGoodHabits[/vc_column_text][/vc_column][vc_column width=”1/4″ el_class=”barraLateraleBlog”][vc_column_text][widget-area id=’Barra laterale predefinita’][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
