Nell’epoca della digital transformation gestire e facilitare la collaborazione di team virtuali diventa per l’azienda una condizione indispensabile per il suo successo. Ma cosa sono i team virtuali? E quali strumenti possono supportare il loro sviluppo? Scopriamolo insieme nelle prossime righe!

Il cambiamento è l’unica costante del nostro secolo: una certezza, questa, che riguarda la nostra vita privata e lavorativa.  Gli uffici sono sostituiti dai co-working o dal salotto di casa, i pc sono sempre più sottili e gli smartphone sempre più multifunzionali, lo smartworking è una realtà conosciuta e assodata. Cambiano gli strumenti di collaborazione e cambiano le abitudini delle persone a lavoro –e cambia anche la composizione dei team.

Il 70% dei professionisti lavora da remoto almeno un giorno alla settimana, il 53% lavora da remoto per metà della settimana. La crescita esponenziale di questi dati è in atto, a seguito dell’incremento del livello di digitalizzazione del modern workplace e l’imminente ingresso delle nuove generazioni nel mondo del lavoro.

I team virtuali, ovvero quei gruppi di lavoro i cui membri sono geograficamente dislocati nello spazio, sono ormai una realtà assodata.

Per molte organizzazioni la digital transformation è stato un passaggio obbligato dal mondo esterno: l’azienda si adegua alla velocità della vita quotidiana, la collaborazione dei dipendenti è agevolata dalle piattaforme online, allo stesso modo in cui la comunicazione nella vita privata è agevolata da chat e gruppi whatsapp

Questo processo di trasfromazione porta i leader a gestire sempre più spesso situazioni di team virtuali ed altamente flessibili, dislocati nello spazio.

Perchè parliamo di Team Virtuali?

Le opportunità della tecnologia e della globalizzazione hanno portato sempre più team ad affrontare le sfide del lavoro a distanza. La distanza fisica dei componenti di un team porta ad affrontare diverse criticità, come le differenze culturali e linguistiche e la collaborazione su fusi orari diversi.

Per questi team è importante saper usare e gestire bene i digital collaboration tools per ottimizzare la collaborazione in azienda.

Team virtuali: le sfide

Indubbiamente  la gestione dei team virtuali presenta diverse sfide organizzative per i manager, data la distanza fisica che separa i membri e le relazioni  personali quasi costantemente mediate dalla tecnologia.

Per gestire al meglio situazioni che potrebbero complicarsi con l’implicazione della distanza fisica dei membri dei team virtuali si possono adottare alcuni semplici suggerimenti:

• Istituire delle regole precise: i remote workers hanno bisogno di punti di riferimento più precisi per organizzare la propria attività
• Creare dei sottogruppi trasversali al team, organizzati in base al compito da portare a termine
• Stabilire delle periodiche call di allineamento, in modo che nessuno resti indietro
• Dare la possibilità ai partecipanti di incontrarsi dal vivo, per aumentare la sensazione d’informalità e sbloccare alcune situazioni che potrebbero essere raffreddate dalla mediazione della tecnologia

Team virtuali: i punti di forza

I team remoti presentano tuttavia anche numerosi vantaggi e punti di forza. I membri dei team virtuali ad esempio possono godere di maggiori vantaggi legati alla flessibilità lavorativa, nel tempo e nello spazio – non è raro infatti che coloro che fanno parte dei team virtuali decidano di vivere una vita da nomadi digitali. Recenti ricerche mostrano inoltre come i team virtuali siano più produttivi: la collaborazione è resa più efficace anche da una gestione autonoma del proprio tempo e dunque da una maggiore efficienza organizzativa.

Infine, i team virtuali aumentano e promuovono le connessioni fra le persone diverse  in sedi diverse e promuovono quindi il proliferare di idee e lo sviluppo di prospettive più varie.

L’innovazione dei Team Virtuali

Uno dei maggior punti di forza di un team remoto è la sua portata innovativa. Come abbiamo detto i team virtuali aumentano le connessioni fra persone diverse, promuovendo un approccio multiprospettico alla gestione del lavoro di tutti i giorni.  Questo sicuramente introduce un alto tasso di diversità, ed i dati ci confermano che l’eterogeneità porta alla generazione di risultati innovativi. Non solo:  i membri dei team virtuali devono ingegnarsi per attivare canali comunicativi digitali e per ricreare, anche nella collaborazione a distanza, delle modalità d’interazione colloquiali: questo rende necessario un’alta dose di proattività, ingrediente essenziale per generare innovazione.

TEAM VIRTUALI: QUANTO INCIDE LA DISTANZA ALL’ INTERNO DI UN GRUPPO DI LAVORO?

Da “Team Management. Come gestire e migliorare il lavoro di squadra” di Caporello L. e Magni M.

La distanza dei collaboratori incide fortemente sull’ organizzazione e sulla collaborazione dei team virtuali. Come mostra il grafico, se è vero che da un lato i gruppi di lavoro da remoto sono più produttivi e innovativi, è anche vero che, dallaltro, i loro tempi decisionali sono più lunghi.

Recenti ricerche dimostrano che nel processo di digital trasformation dei team  gioca un ruolo fondamentale l’utilizzo di un cloud e di adeguati  tools per la collaborazione da remoto; una piattaforma condivisa che promuova la flessibilità, la continuità delle collaborazioni attraverso lo spazio e la collaborazione in un ambiente di lavoro virtuale.

Piattaforme di questo tipo sono utilizzare, con grandi risultati, dal 60% delle aziende intervistate nella ricerca (Osservatorio Cloud Transformation, PMI ). Questo testimonia che sono sempre di più, anche in Italia, le aziende che, dopo aver introdotto regole per il lavoro flessibile, si adoperano per la creazione di una rete stabile, strutturando la  cosiddetta “connected workforce”, la forza di lavoro connessa, leva di cambiamento e motore di sviluppo nella strada verso la costruzione di efficaci team virtuali

Team virtuali: come usare le piattaforme di collaborazione?

L’utilizzo efficace delle piattaforme per la collaborazione virtuale non richiede solo competenze digitali: alla base della creazione di una piattaforma unica c’è la volontà di creare un ambiente virtuale collaborativo, che metta tutti sullo stesso piano. Per rendere questo possibile le persone devono essere in grado di superare la barriera della tecnologia e basarsi su competenze traversali come empatia, fiducia, comunicazione efficace.

Il manager di un team virtuale deve, quindi, creare un ambiente favorevole allo sviluppo di queste competenze, facilitando la collaborazione anche attraverso l’introduzione di percorsi formativi: il motore dell’innovazione passa innanzitutto dal cambiamento delle persone.

La tua azienda utilizza piattaforma per la digital collaboration? Quale è la tua esperienza? Raccontacela nei commenti!