Problem Solving: le tecniche per azzerare i problemi

Problem Solving, quanto ne abbiamo sentito parlare e quante volte ci è stata richiesta questa abilità? Galileo Galilei dice che “dietro ogni problema c’è un’opportunità”, semplice a dirsi, ma come fare quando i problemi spuntano come funghi, e tutto sembrano, tranne che opportunità? Scopri consigli e soluzioni efficaci in questo articolo.

“Problema”, solo a sentirlo nominare la mente si riempie di pensieri non proprio piacevoli. Eppure l’abilità di risolvere i problemi  è ormai fondamentale per migliorare la vita lavorativa e quella privata. Grandi, piccoli, complessi, semplici, i problemi non sono tutti uguali ma, quello che conta, è saperli risolvere. Prima di iniziare è essenziale conoscere la struttura del problema, questo ci aiuterà ad agire.

Problem Solving – La struttura

Possiamo associare ogni situazione da risolvere ad un albero, costituito da tre aspetti fondamentali:

• Rami con le foglie – Sintomi della situazione: ossia l’effetto evidente del problema
• Tronco – Problemi: ossia il gap tra realtà effettiva e obiettivo stabilito
• Radici – Cause del problema: ossia l’origine del problema.

Problem Solving – Il piano d’azione

Dalla struttura generale passiamo al piano d’azione; possiamo suddividerlo in 3 fasi: definizione del problema, analisi della “causa-radice” del problema, verifica e implementazione delle contromisure.

Problem Solving – Fase 1

Definire il problema. In questa fase, per un buon Problem Solving, è importante non scambiare i sintomi per il vero problema. Ad esempio, se le prestazioni all’interno di un magazzino sono inferiori allo standard pianificato non basterà ricordare ai dipendenti di lavorare di più, ma sarà necessario verificare a fondo quale problema e quale causa determina il mancato raggiungimento degli obiettivi che altro non è che il sintomo del problema. Dobbiamo capire perché non si riesce a raggiungere l’obiettivo stabilito. Charles Kettering afferma che “un problema ben identificato è un problema mezzo risolto”. Spesso curare i sintomi non elimina il problema alla radice, soltanto andando oltre l’evidenza identificheremo il vero problema e capiremo quindi come muoverci.

Problem Solving – Fase 2

Analisi della “causa radice”:
Dopo aver riconosciuto il problema dai sintomi iniziamo a identificarne le “cause – radici”, le definiamo così perché, proprio come le radici di un albero, sono alla base del problema, non sempre sono visibili e tendono a concatenarsi verso altre cause minori. Evitiamo di focalizzare la nostra attenzione su aspetti non veramente significativi e ricordiamoci che un singolo problema può avere più causa-radice.

Problem Solving metodo: I 5 perchè

Come possiamo individuare facilmente la causa principale partendo dal problema? Il metodo de I 5 perché ci offre un valido aiuto.
Questa tecnica, utile soprattutto per problemi semplici, si basa su fatti realmente accaduti per questo individua rapidamente e facilmente la causa principale del problema. Questo sistema è stato adottato per la prima volta da Toyota negli anni ‘70 e, risultato vincente per la trasformazione dei propri sistemi produttivi, venne inserito come pratica costante in azienda. Il metodo prevede interrogativi a catena fino a giungere al fulcro del problema.

Consideriamo il problema individuato in precedenza – le prestazioni degli operai all’interno di un magazzino non raggiungono lo standard definito – e applichiamo il metodo.
“All’interno di un magazzino industriale non sono stati raggiunti gli obiettivi pianificati. Le unità che dovrebbero essere prodotte ogni ora (100/ora) non corrispondono alle unità effettivamente prodotte (50/ora)”. Iniziamo a porci il primo perché partendo da questo dato evidente:

1. Perché: Le unità prodotte sono inferiori a quelle pianificate,
2. Perché: non siamo in grado di produrre un numero di pezzi sufficienti in un’ora,
3. Perché: per perdite di tempo durante il ciclo produttivo,
4. Perché: il caricamento delle macchine richiede troppo tempo.
5. Perché: l’operatore deve camminare 1,5 metri per raggiungere i materiali.

Il numero di perchè può variare a seconda dei casi, l’importante è individuare il problema principale evitando di analizzare problemi meno rilevanti.

Probem Solving – Fase 3

Verifica e implementazione delle contromisure: una volta identificato il problema diventa molto più semplice individuare la soluzione o le contromisure. Contromisure e soluzioni non hanno lo stesso significato:

• Contromisure: sono azioni volte ad impedire che il problema si ripresenti,
• Soluzioni: sono più circostanziate e si limitano ad affrontare il sintomo.

Possiamo adottare contromisure temporanee, mirate ad un rapido raggiungimento dell’obiettivo o definitive, per raggiungere un miglioramento stabile e sostenibile. La valutazione della contromisura va individuata sulla base di attività di brainstorming, comunicazione di gruppo ed implementando pensiero critico e pensiero creativo. Fondamentale poi la capacità di mettersi nei panni dei colleghi per poter offrire i rimedi opportuni.

E voi, avete mai utilizzato il metodo de I 5 perché? Provate e raccontateci come vi siete trovati nei commenti.