Partecipare a team work da remoto, spesso, significa far conciliare comunicazioni, riunioni, documenti, mail, videoconferenze. Il rischio è quello di trasformare la sola organizzazione in un lavoro nel lavoro. In questo articolo vediamo come e quali piattaforme di collaborazione possono aiutarci a condensare tutte queste attività in pochi e rapidi click.

Piattaforme di collaborazione – Che cosa sono?

Le piattaforme di collaborazione sono spazi virtuali che promuovono l’innovazione incorporando la gestione delle informazioni nei processi aziendali. Lavorare utilizzando tools di collaborazione semplifica le attività e aumenta la produttività di un teamwork. Permettono di:

• Tener traccia dell’evoluzione dei singoli task
• Condividere informazioni, dati e file
• Ridurre le difficoltà organizzative
• Inviare automaticamente aggiornamenti sullo stato di avanzamento
• Migliorare la gestione delle persone anche da remoto
• Risolvere problemi velocemente
• Gestire i flussi delle attività
• Incrementare la conoscenza e la collaborazione tra le persone coinvolte
• Ridurre le riunioni e le e-mail ricevute

Piattaforme di Collaborazione – Tipologie

Le piattaforme di collaborazione sono molteplici. Le due macro dimensioni che le contraddistinguono riguardano il Tempo e la Posizione. Per quanto riguarda il Tempo ci sono:

• Piattaforme Sincrone: gli utenti eseguono le attività nello stesso momento
• Piattaforme Asincrone: gli utenti lavorano insieme ma in momenti diversi (fusi orari differenti)

Per quanto riguarda la Posizione ci sono:

• Piattaforme Faccia a Faccia:  gli utenti eseguono attività insieme e dalla stessa postazione
• Piattaforme a Distanza: gli utenti lavorano insieme ma da vari luoghi (smartworking)

Oggi la maggior parte delle piattaforme permette entrambe le attività: sia la condivisione delle informazioni sia la comunicazione in tempo sincrono e asincrono.

Piattaforme di collaborazione – Attività

Ad ogni tipologia di piattaforma corrispondono determinate attività: Le Piattaforme Task Management, sono strumenti focalizzati sulla gestione di attività, progressi e raggiungimento degli obiettivi; rappresentano l’evoluzione delle soluzioni di project management.
Le Piattaforme Social Collaboration, facilitano la comunicazione, esse rappresentano l’evoluzione delle chat. Le Piattaforme di Enterprise Collaboration, permettono una miglior condivisione della conoscenza e delle informazioni grazie a dinamiche di Social Networking.

Piattaforme di Collaborazione – Tools

Tra le tante piattaforme di collaborazione, quale scegliere?
Per individuare, tra le piattaforme di collaborazione, quella che fa per voi non chiedetevi solo: che cosa consente di fare, ma anche, quali sono le reali necessità del team? A seguire trovate alcuni Tools suddivisi in base alle loro principali funzioni.

Piattaforme di collaborazione: Communication Tools:

• Yammer: social network presente come icona all’interno della suite Office 365 Microsoft, è basato su una forma di comunicazione aperta, offre la possibilità di condividere informazioni all’interno del proprio gruppo o sulla bacheca generale, permette di raccogliere feedback e diffondere informazioni su procedure e progetti. I membri possono partecipare a discussioni condividendo conoscenze tra diversi reparti e in diversi fusi orari. Permette una rapida risoluzione dei problemi.
• Slack: è una piattaforma di messaggistica che facilita le conversazioni interne e istantanee. Può essere inteso come un unico contenitore di informazioni. Invitando colleghi via mail è possibile creare gruppi di condivisione. Il rischio frequente è quello di creare confusione e overcommunication, per questo, conviene sempre individuare parole chiavi e personalizzare le notifiche, uscire o silenziare canali non utilizzati e posporre le notifiche. E’ un ottimo strumento di comunicazione alternativa.

Piattaforme di collaborazione: Documentation Tools

• Etherpad: è un editor online, open source e personalizzabile. Articoli, comunicati stampa, to do list e molto altro, potranno essere scritti e modificati in tempo reale da più collaboratori. Permette di velocizzare le attività in team.
• Google Docs: permette di collaborare in tempo reale con più persone sullo stesso documento. Tutti possono consigliare aggiornamenti senza modificare il testo. Ogni utente/autore del documento può scegliere quali attività potranno svolgere le persone: modificare, commentare, o solo visualizzare il testo. Oltre a vedere in tempo reale chi sta commentando è possibile avviare conversazioni con singoli colleghi per approfondire argomenti e priorità.

Piattaforme di collaborazione: Task Management Tools

• Asana: è molto utile per la gestione dei progetti e il monitoraggio delle attività. È possibile assegnare e calendarizzare compiti, attivare discussioni sul singolo task, condividere informazioni e documenti. Si integra con una serie di tool esterni come Drive, Dropbox, Mailchimp e altri ancora. Questo strumento garantisce l’immediatezza della conversazione con i membri del tuo team se non attraverso la messaggistica privata o i commenti sui task. Rappresenta un ottimo strumento di lavoro soprattutto per la gestione di tempi, progetti e persone.
• Trello: è un’ottima piattaforma di task management che si ispira alla Kanban Board, permette di suddividere le attività in “board” (lavagne) come meglio si crede. Ad esempio creando tre lavagne che separano le attività da fare (TO DO), quelle in corso (DOING) e quelle concluse (DONE).
  Ogni board può essere completata con l’inserimento di una deadline, commenti, check-list delle attività o di risorse dedicate. ti permette di avere un visione totale delle attività/progetti in corso d’opera.

Piattaforme di collaborazione: File Sharing Tools

• Hightail: è una piattaforma di condivisione file che consente una collaborazione creativa tra team. Fornisce un supporto nella gestione dei progetti dall’inizio alla fine. Permette di coinvolgere clienti, tenere traccia dei cambiamenti e accelerare il ritmo con cui il tuo team completa i progetti. L’amministratore può, inoltre, implementare le misure di sicurezza per garantire la privacy di progetti specifici.
• Media Fire: è una piattaforma dall’interfaccia grafica semplice che offre la possibilità di caricare file o modificare e spostare le cartelle presenti.

E voi, quali piattaforme di condivisione utilizzate? Provate e raccontateci come vi trovate nei commenti qui sotto!