Adeguarsi ad un paradigma di lavoro ibrido, che prevede che molte attività vengano svolte da remoto, ha comportato per molti un improvviso cambiamento di abitudini e stili di lavoro.
Come assicurarsi produttività e concentrazione anche nell’hybrid workplace?
Scoprilo nelle prossime righe!
Cosa significa lavoro ibrido?
Dopo l’adozione emergenziale dello Smart Working si sta affermando un nuovo paradigma di lavoro: si tratta dell’hybrid workplace, un ambiente lavorativo che coniuga i vantaggi del lavoro da remoto con quelli del lavoro in presenza, grazie al supporto delle nuove tecnologie. Adattarsi a questo nuovo paradigma significa anche accettare dei cambiamenti nelle proprie abitudini e nella propria routine quotidiana: lavorare in modo flessibile, imparare a gestire in autonomia il raggiungimento degli obiettivi e il tempo da dedicare alle varie attività.
Organizzazioni e lavoro ibrido: vantaggi e opportunità
Negli ambienti di lavoro ibridi si alternano giornate di lavoro da casa e giornate di lavoro in presenza, in ufficio o in coworking. Diventa essenziale la pianificazione, non solo per definire in quali giorni incontrarsi, ma anche per condividere con il team degli obiettivi in base ai quali il singolo Smart Worker potrà organizzare il proprio tempo.
Uno dei più grandi vantaggi del lavoro ibrido è infatti la flessibilità di scelta del luogo di lavoro e del tempo da dedicare alle attività quotidiane. Ciò comporta dei benefit effettivi sia per il singolo lavoratore, che potrà verificare dei miglioramenti in termini di soddisfazione personale e work-life balance, che per l’azienda. Una maggiore flessibilità impatta positivamente la qualità del lavoro delle persone, le prestazioni dei dipendenti aumentano e di conseguenza anche la perfomance complessiva dell’organizzazione.
Lavoro ibrido: quali sono i rischi?
È indubbio che un cambiamento così radicale dei modi e tempi di lavoro comporti anche dei rischi, legati alla opportunità di contatti informali e alla difficoltà nella pianificazione delle attività comunicative, nella difficoltà a concentrarsi quando si lavora in autonomia e nella mancanza di un adeguato piano d’azione.
Una delle situazioni più comuni, ad esempio, è il non riuscire a ritagliarsi del tempo da dedicare alla produttività personale, immersi in un loop infinito di mail, notifiche, chat e videocall. Ancora più difficile è cambiare radicalmente le proprie abitudini e doversi adeguare ad una nuova routine.
Vediamo insieme 5 consigli e buone pratiche per mantenersi produttivi anche in un ambiente di lavoro ibrido!
Lavoro ibrido: 5 buone pratiche per mantenere il focus!
· Imparare a prioritizzare le attività
In un ambiente di lavoro ibrido avremo molta più autonomia nella scelta dei task da portare avanti. Imparare a dare priorità ai singoli compiti in base alla loro urgenza e importanza ci aiuterà a gestire la mole di lavoro: per farlo si può far riferimento a schemi classici come la matrice di Eisenhower oppure concordare un piano d’azione in Excel insieme al proprio team.
· Utilizzare un digital planner
- The complete guide to Time Blocking, www.todoist.com
Per pianificare le proprie attività e abituarsi a lavorare per obiettivi in un ambiente di lavoro ibrido ci viene incontro la tecnologia: con gli strumenti come Microsoft Planner i membri di un team possono restare allineati sullo stato d’avanzamento delle attività, condividere commenti sullo svolgimento dei progetti, discutere le priorità insieme e creare delle “To-do-list” condivise.
· Gestire il proprio tempo
Uno dei rischi legati al lavoro ibrido consiste nel non riuscire ad organizzare il proprio tempo in modo efficace, nel momento in cui vengono meno abitudini legate alla dimensione fisica dell’ufficio. Per questo motivo è importante cercare di costruire una routine anche quando si lavora da casa, applicando alcune note tecniche di gestione del tempo per dividere le attività quotidiane e mantenere la concentrazione (ne parlavamo già qui!)
· Non perdersi in videocall!
Da remoto o in presenza, le nostre giornate sono scandite dal ritmo delle videochiamate, il cui utilizzo è triplicato nell’ultimo anno. La mancanza del contatto fisico con i nostri colleghi può portarci in un loop infinito di distrazioni comunicative, che interrompono e spezzano il work-flow. Una buona pratica è stabilire un tempo massimo da dedicare ai meeting, che non dovrebbero superare i 30 minuti e dovrebbero essere sempre preceduti dalla condivisione dell’agenda o dell’ordine del giorno con i partecipanti.
· Adoperare tecniche di time blocking
Come assicurarsi ogni giorno di riuscire a dedicar almeno un paio d’ore ad attività produttive? Ancora una volta la tecnologia ci viene in aiuto: possiamo utilizzare le funzionalità del calendario digitale condiviso con il team per “bloccare” il tempo produttivo, rendendo noto ai colleghi la scansione delle attività. Questa tecnica si chiama “Time blocking” e permette alle persone di essere più consapevoli rispetto all’utilizzo che fanno del proprio tempo, aumenta la concentrazione e consente di avere un maggiore controllo sulla propria agenda.
Queste sono solo alcune delle tecniche e dei consigli pratici per ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività in SmartWorking.
A che punto è la tua azienda?
Con l’obiettivo di aumentare la consapevolezza delle organizzazioni e di diffondere un approccio data driven, basato su un’analisi puntuale per ciascuna delle dimensioni del lavoro ibrido, abbiamo lanciato Hybris Habits: un assessment gratuito che permette alle organizzazioni di misurare il loro livello di integrazione del lavoro ibrido.
Compilando il questionario, le organizzazioni otterranno una profilazione generale e un’analisi legata a ciascuna delle quattro dimensioni del lavoro ibrido.
