Nell’ambiente di lavoro ibrido, la digitalizzazione delle attività lavorative ha portato ad un aumento dell’utilizzo dei canali di comunicazione digitale.
Mail, chat, bacheche condivise: la sovrabbondanza di informazioni porta spesso e volentieri a facili incomprensioni fra colleghi!
Come evitarle e comunicare in modo efficace anche nell’hybrid workplace?
Scoprilo nelle prossime righe!
Come comunicare nell’ambiente di lavoro ibrido?
Il modello di lavoro ibrido fa riferimento ad un ambiente lavorativo che coniuga i vantaggi del lavoro da remoto con quelli del lavoro in presenza, grazie al supporto delle nuove tecnologie.
Proprio queste stesse tecnologie permettono ai membri di un team di tenersi in contatto con i propri colleghi, attraverso una moltitudine di strumenti comunicativi: dall’e-mail alla chat, passando per i post pubblicati per le bacheche condivise e i commenti pubblicati nei documenti che vengono co-editati.
La maggior parte degli scambi comunicativi nell’ambiente ibrido avvengono in forma scritta, così l’atto dell’ascolto diventa un atto di lettura: una recente analisi dell’Harvard Business Review evidenzia che è proprio questa la criticità, che può portare a situazioni di forte incomprensione.
È infatti più probabile che si generi incomprensione fra la scrittura del messaggio e l’interpretazione dello stesso da parte del destinatario: facciamo più fatica a comprendere quello che leggiamo su uno schermo. Per non parlare poi della confusione generata dall’ampio volume di mail e comunicazioni con cui dobbiamo confrontarci quotidianamente!
La colpa non è dello strumento in sé ma della modalità compulsiva e poco attenta con cui lo utilizziamo, che aumenta il rischio di creare malintesi: risposte frettolose, poca attenzione ai dettagli, allegati mancanti… Tutti questi elementi contribuiscono a generare confusione difficoltà nella concentrazione!
Lavoro ibrido, chat e e-mail: come scrivere comunicazioni efficaci?
Secondo Erica Dhawan, autrice del libro “Digital Body Language”, “Leggere attentamente è il uovo modo di ascoltare, scrivere in modo chiaro è il nuovo modo di mostrare empatia”.
Prima di scrivere a qualcuno, fermati un istante a riflettere su alcuni punti!
· Sono stato troppo frettoloso?
Dall’inizio di questo massiccio esperimento di smart working, la giornata lavorativa è spesso caratterizzata da una forte dose di “ansia da traguardo”, che ci porta a voler concludere in fretta la nostra “to-do-list”. La fretta porta alla scrittura di risposte troppo rapide e poco chiare o frustranti per il destinatario. La differenza fra “fatto” e “fatto bene” dovrebbe sempre guidarci come criterio nella scelta del tempo da dedicare ad ogni attività: solo così possiamo direi di aver reso produttiva la nostra giornata! Una risposta ponderata alle comunicazioni dei colleghi, inoltre, dimostra anche che abbiamo voluto dedicare del tempo al loro lavoro e rafforza le relazioni e le connessioni con gli stessi nell’ambiente di lavoro ibrido, aumenta l’accountability del mittente.
· Ho utilizzato il giusto tono di voce?
Un componente essenziale della comunicazione nell’hybrid work è lo stile, o tono di voce, che deve essere sempre adeguato al destinatario e al contesto. Nell’ambito della comunicazione scritta, la capacità di adottare il tono di voce giusto è il miglior modo per dimostrare empatia nei confronti dei colleghi. Non solo: evita spiacevoli ed imbarazzanti incidenti di percorso che potrebbero riflettersi negativamente sulla propria reputazione e sulla creazione di connessioni con il team!
· Ho selezionato i destinatari in modo pertinente?
La digitalizzazione ci permette di utilizzare gli strumenti per la comunicazione in modo più mirato e diretto: utilizziamo questo a nostro vantaggio, facendo attenzione ad utilizzare i canali corretti. Per le comunicazioni interne ed operative, ad esempio, è consigliabile utilizzare la chat o la bacheca condivisa nei canali di Microsoft Teams, mentre le e-mail sono più indicate come strumento per comunicare con clienti o stakeholder esterni all’azienda – ne parlavamo anche qui!
· Le informazioni e le azioni richieste sono chiare?
Nella comunicazione scritta vengono meno le dinamiche non verbali e para-verbali, che aiutano a rafforzare il messaggio nelle conversazioni fisiche in presenza, per cui è essenziale essere chiari e diretti nella richiesta di azioni da intraprendere e responsabilità da assegnare
· Avrebbe più senso organizzare una riunione?
L’utilizzo di piattaforme per la comunicazione digitale su cui poggia il modello di lavoro ibrido può portare ad un moltiplicarsi di piccole conversazioni di gruppo, con domande che si susseguono via mail o nelle chat di gruppo. Non abbiate paura di proporre una riunione, se la conversazione sembra condurre in un vicolo cieco! In particolare, se l’oggetto della discussione è particolarmente delicato, questo mostrerà anche ai vostri colleghi che siete persone attente e disponibili. Una buona pratica può essere poi mandare una mail riepilogativa alla fine della riunione, per rafforzare le assegnazioni dei compiti e aiutare le persone a memorizzare meglio le decisioni prese!
A che punto è la tua azienda?
Con l’obiettivo di aumentare la consapevolezza delle organizzazioni e di diffondere un approccio data driven, basato su un’analisi puntuale per ciascuna delle dimensioni del lavoro ibrido, abbiamo lanciato Hybris Habits: un assessment gratuito che permette alle organizzazioni di misurare il loro livello di integrazione del lavoro ibrido.
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