Lo Smart Working offre grandi opportunità, ma allo stesso tempo lancia nuove sfide a manager e dipendenti.
Ma quanto impatta lo Smart Working nella gestione delle risorse? Come si gestiscono team virtuali?
Scopriamolo insieme nelle prossime righe!

Team virtuali

L’uomo è un animale sociale, ce lo ha insegnato Aristotele e lo vediamo ogni giorno in ogni ambito della nostra vita: quando siamo a lavoro, quando usciamo con gli amici, quando siamo in fila al supermercato.
Ma come si combina la natura sociale dell’uomo allo Smart Working? Quali accortezze dobbiamo seguire per gestire team virtuali? Come possiamo facilitare la collaborazione da remoto e assegnare compiti a persone che lavorano da remoto?
Hassan Osman, nel suo libro “Influencing Virtual Teams”, spiega come gestire al meglio team virtuali, indicando alcuni piccoli accorgimenti per ottenere il massimo dal proprio team che lavora da remoto.
Di seguito vediamo cinque utili consigli su come ottenere il massimo della gestione di team virtuali.

1. Gestione team virtuali: esplicitare sempre il perché

Vi raccontiamo la storia di un famoso esperimento, chiamato “Xerox Study”.
L’obiettivo dell’esperimento era quello di scoprire se esistesse un metodo migliore di altri per chiedere un favore alle persone.
Il test si è svolto davanti ad una fotocopiatrice Xerox, e la richiesta era quella di poter saltare la fila per fare delle fotocopie.

Sono state utilizzate tre differenti formule, con persone ed in momenti diversi:
1. “Excuse me, I have five pages. May I use the Xerox machine, because I’m in a rush?”
2. “Excuse me, I have five pages. May I use the Xerox machine?”
3. “Excuse me, I have five pages. May I use the Xerox machine, because I have to make copies?”

Le tre richieste hanno ottenuto rispettivamente queste percentuali di successo: 94% la prima, 60% la seconda e 93% la terza.
Come si può facilmente notare, le richieste che hanno previsto l’utilizzo della parola “because” hanno ottenuto una maggiore percentuale di successo. Osservando meglio, si nota che, se nel primo caso la parola because è seguita da una spiegazione logica (ho fretta), nel terzo caso invece, la parola “because” non aggiunge nessuna informazione, ma evidenzia qualcosa che è ovvio essendo davanti ad una fotocopiatrice (devo fare delle copie).

Cosa ne deduciamo? Non è stata la motivazione fornita a influenzare le persone, ma l’utilizzo stesso della parola “because”.
Da questo possiamo trarre un importante insegnamento per la gestione dei team virtuali: utilizzare sempre la parola “perché” quando facciamo una richiesta.
La richiesta “Sara, potresti mandarmi il report entro mercoledì?”, avrà più possibilità di successo espressa così “Sara, potresti mandarmi il report entro mercoledì perché vorrei controllarlo prima di venerdì”.

2. Gestione team virtuali: definire deadline

Le persone tendono a procrastinare e a rimandare i compiti fino all’ultimo momento, anche a costo di inventare falsi alibi da raccontare agli altri, ma soprattutto a se stessi. Per questo è necessario definire sempre una deadline per ciascuna attività, soprattutto nella gestione di team virtuali.
Le deadline sono importanti perché:

• obbligano le persone a portare a termine i compiti;
• trasmettono un senso di urgenza e tengono viva la concentrazione delle persone;
• aiutano a definire le priorità nell’organizzazione del lavoro.

È importante assegnare il giusto tempo per portare termine un compito. Il tempo non deve essere né troppo poco, si rischia di demotivare il team oppure di ottenere un lavoro qualitativamente scarso; né troppo, se per un compito che richiede due giorni di lavoro ne assegniamo quattro, il team impiegherà tutti e quattro i giorni per portarlo a termine. Una grossa perdita di tempo e concentrazione.

3. Gestione team virtuali: identificare dei responsabili

Più alto è il numero di persone coinvolte in un progetto, minore sarà la predisposizione di ciascuno a prendersi autonomamente delle responsabilità, come ci insegna il fenomeno della diffusione della responsabilità
Per questo è necessario identificare sempre, in maniera diretta e chiara i responsabili dei compiti. Se un compito dovrà essere svolto da un gruppo di persone, e non da una soltanto, è comunque utile identificare un responsabile principale, al quale gli altri riporteranno.

4. Gestione team virtuali: mettere i compiti per iscritto.

Una volta identificati compiti e relativi responsabili è importante mettere tutto per iscritto.
Le cose scritte hanno molta più probabilità di essere eseguite.
Anche se si è certi che le persone che fanno parte del team porteranno a termine i compiti assegnati, è sempre meglio non lasciare questi compiti assegnati soltanto “vocalmente”, ma metterli per iscritto. Questo aiuterà inoltre le persone a ricordarli meglio, permetterà loro di rileggerseli ed eviterà possibili malintesi.

5. Gestione team virtuali: assicurati che tutti siano a bordo del progetto

È importante verificare che i team virtuali abbiano appreso i compiti assegnati e si sentano coinvolti nel processo.
Ma come spingere il loro coinvolgimento?
Dopo aver assegnato loro dei compiti, in modo chiaro e diretto, può essere una buona idea farglieli ripetere, per essere certi che abbiamo ben chiaro l’obiettivo del compito e le relative priorità.
La consapevolezza di avere un ruolo importante nel progetto complessivo, inoltre, aumenterà il senso di coinvolgimento e la responsabilità percepita. Per questo è importante trasmettere bene questo concetto, soprattutto quando si ha a che fare con team virtuali. Ciascuno ha un ruolo fondamentale nella riuscita del progetto e questo deve essere chiaro a tutti.
Infine, come in ogni relazione, è importante non dare niente per scontato e ricordarsi si mostrare gratitudine e stima verso il lavoro che le persone stanno svolgendo. Far sapere al team che il loro lavoro è apprezzato aumenta il loro commitment e aiuta a creare un senso di fiducia e di “community”, fondamentali nella gestione di team virtuali.

E tu, hai mai gestito team virtuali? Hai dovuto affrontare delle difficoltà? Come le hai superate? Raccontacelo nei commenti!