Vi è mai successo di avere difficoltà a recuperare dei file condivisi o di perdervi comunicazioni importanti nel thread?
Un utilizzo disattento degli strumenti digitali per la collaborazione da remoto può danneggiare per molti l’esperienza dello smartworking. Qui trovate qualche suggerimento per evitare gli errori più frequenti!
Digital Tools e come utilizzarli: Microsoft Teams
La capillare diffusione degli strumenti per la collaborazione online, come Microsoft Teams, porta sempre più aziende a scoprire i lati oscuri dei propri collaboratori: chi perde i file, chi sbaglia cartella, chi vive di “cerca nel pc”, chi usa un criterio organizzativo tutto suo!
Per questo motivo sono molti quelli che cercano delle success story, degli esempi di utilizzo che possano aiutare gli utenti a tarare l’impostazione del proprio gruppo di lavoro su MS Teams.
Non è facile trovare dei percorsi ideali per l’utilizzo di questo strumento: si tratta di un tool relativamente nuovo, che viene aggiornato frequentemente.
Quello che possiamo condividere con voi è una raccolta di worst practices: situazioni spiacevoli e soluzioni per affrontarle!
Tre scenari da evitare nell’ utilizzo di Microsoft Teams
- L’entropia. L’utilizzo di una piattaforma condivisa con accesso libero da parte di tutti i membri può facilmente evolvere verso la crescita incontrollata di teams e canali, con effetti drammatici: duplicazione dei contenuti, canali con lo stesso nome e frustrazione generale, con conseguente ritorno degli utenti ad utilizzare sistemi di archiviazione personale. La soluzione: condividere delle guidelines di utilizzo dei teams oppure regolamentare la gestione degli stessi, utilizzando app come Team o’ clock
- Anarchia al potere. Una mail, un messaggio in chat e una telefonata: non era meglio una videconferenza? La gestione indipendente e l’utilizzo non coordinato di diversi digital tools contemporaneamente crea confusione nelle comunicazioni e duplicazioni delle stesse, rendendo l’esperienza dello smartworking un vero incubo. La soluzione: promozione dell’utilizzo di Microsoft Teams sfruttando delle figure chiave in azienda, i cosiddetti champions, che promuovano proprio la capacità dello strumento di accorpare in un unico luogo le comunicazioni e le funzioni di archiviazione.
- L’abbandono. Una carente gestione del cambiamento organizzativo porta gli utenti a non percepire l’utilità dello strumento per la collaborazione da remoto e non utilizzarlo affatto. La soluzione: un maggiore coinvolgimento da parte delle figure manageriali per aumentare l’engagement dei dipendenti
Come usare propriamente MS Teams come strumento per collaborare da remoto?
La maggior parte delle difficoltà sopra menzionate e riscontrate dagli utenti nell’ utilizzare di MS Teams non sono legate alla conoscenza dello strumento o a problematiche intrinseche ad esso, ma sono anzi risolvibili attraverso l’implementazione di un adeguato mindset.
Spesso infatti l’introduzione degli strumenti per la collaborazione da remoto non è accompagnata da un efficiente processo di change management: l’abitudine degli utenti non è consolidata perché mancano educazione e formazione sulle competenze di base del lavoro di squadra.
Le persone non devono solo essere educate rispetto all’utilizzo tecnico degli strumenti per la collaborazione da remoto ma anche –e soprattutto- alla creazione di un ambiente collaborativo: un efficace gioco di squadra è fondamentale per evitare uno degli scenari menzionati.
Come integrare il lavoro di squadra e digital tools?
- Stabilire delle regole di utilizzo, delle guidelines condivise facilmente consultabili da tutti
- Fissare delle riunioni con cadenza regolare, in modo che tutti i membri del team siano egualmente coinvolti ed allineati
- Ricreare un ambiente di fiducia virtuale
- Promuovere l’utilizzo delle chat come veicolo di comunicazioni informale fra collaboratori, in modo da agevolare la creazione di legami interpersonali anche fra persone che lavorano a distanza
- Selezionare delle figure aziendali che possano fungere da champions, aiutando i colleghi in azienda in ottica di insegnamento peer-to-peer
Quali sono secondo te le best practices per l’utilizzo di MS Teams? Raccontacelo nei commenti!
